7 Dinge die Sie jetzt zur Umsetzung der DSGVO in Ihrer Einrichtung machen MÜSSEN

Seit 25. Mai 2018 ist die neue DSGVO (Datenschutz Grundverordnung) und das aktualisierte Bundesdatenschutzgesetz (BDSG neu) in Kraft. Die Verordnung und das BDSG neu regeln den Umgang mit personenbezogenen Daten. Durch die DSGVO wird eine europaweit einheitliche Vorgangsweise beim Umgang mit personenbezogenen Daten geregelt.

Speziell medizinischen Einrichtungen, Tagepflegeanbieter und stationäre Pflegeeinrichtungen erheben, speichern, verarbeiten und nutzen eine große Menge personenbezogene Daten – zum Teil auf Grund gesetzlicher Vorgaben, zum Teil zur Vereinfachung der Tätigkeiten, aus Qualitätsgründen oder für Marketing- und Vertriebszwecke.

Neben Patienten- / Bewohnerdaten werden Personaldaten und sonstige personenbezogene Daten in zum Teil erheblichen Umfang bearbeitet.

Am 25. Mai 2018 ist es soweit – die DSGVO tritt in Kraft!

Nicht alles ist neu, vieles war bereits im bestehenden Datenschutzgesetz und weiteren Gesetzen und Verordnungen geregelt. Allerdings wurde das Thema Datenschutz oftmals lediglich als lästiges Übel wahrgenommen und Abweichungen von den öffentlichen Stellen nur in Ausnahmefällen sanktioniert. Die Strafen waren bisher gering. Dies wird sich mit dem 25.05.2018 ändern.

Sie sollten folgende 7 Dinge kurzfristig erledigen:

Nutzen Sie die Chance

Die Einführung der DSGVO ist ein guter Anlass, die vorhandenen Daten im Unternehmen genauer unter die Lupe zu nehmen und den Patienten / Bewohnern und Angehörigen zu zeigen „Wir nehmen Datenschutz ernst“. Nutzen Sie die Chance, von „Big Data“ zu profitieren – rechtskonform!

Führen Sie eine Bestandsaufnahme durch

Überprüfen Sie, wo in Ihrer Einrichtung personenbezogene Daten vorliegen. Erfahrungsgemäß werden an unterschiedlichen Orten / Abteilungen Daten erhoben, gespeichert und verarbeitet. Überprüfen Sie, wie Sie an die Daten gekommen sind, zu welchem Zweck die Daten erhoben wurden und wer Zugriff auf diese Daten hat. Überprüfen Sie Ihre Website und ggf. Ihr Newslettersystem.

Erstellen Sie ein Verarbeitungsverzeichnis

In einem Verarbeitungsverzeichnis werden die Prozesse eingetragen, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Darüber hinaus werden in diesem Verzeichnis die Verantwortlichen, der Zweck der Datenverarbeitung und Beschreibungen zu Datensicherheitsmaßnahmen, etc. erfasst. Dieses Verarbeitungsverzeichnis ist neu und erfordert, dass alle Prozesse im Unternehmen geprüft werden müssen.

Führen sie eine Datenschutz-Folgeabschätzung durch

Sofern ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen durch die Verarbeitung seiner Daten besteht, muss das Unternehmen eine Datenschutz-Folgeabwägung durchführen. Das Ziel hierbei ist, aufzuzeigen, was gegen dieses Risiko unternommen wird.

Befolgen Sie die Informationspflicht

Die betroffene Person hat das Recht zu hinterfragen, welche Daten über ihn / sie bei Ihnen gespeichert wurden (Auskunftsrecht). Darüber hinaus besteht grundsätzlich das Recht auf Löschung der Daten (ggf. durch gesetzliche Vorgaben eingeschränkt).

Schließen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag

Haben Sie als Unternehmen externe Dienstleister mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beauftragt bzw. verwenden externe Dienstleister personenbezogene Daten (z.B. Lohnbuchhaltung, IT-Systemhaus, externe Speisenversorgung,  etc.) müssen Sie mit diesem Dienstleister einen sog. Auftragsverarbeitungsvertrag schließen, der die Art und Weise sowie Löschung der personenbezogenen Daten regelt.

Regeln Sie den Fall einer Data Breach Notification

Sollte es zu einer Datenschutzverletzung wie z.B. Datenverlust durch Diebstahl, Hackerangriff, etc. kommen, sind Sie verpflichtet zum einen die betroffenen Personen und die zuständigen Behörden binnen 72 Stunden zu informieren. Als Ausnahme gilt hier, wenn die Datenschutzverletzung voraussichtlich kein Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten der Betroffenen bedeutet. Beachten Sie hierbei ggf. personenbezogene Daten auf Mobiltelefonen, etc.

Neben den oben genannten unbedingt zu prüfenden Punkten besteht für eine Einrichtung relativ schnell die Verpflichtung einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Dies kann entweder durch eine interne oder externe Person erfolgen. Prüfen Sie, ob Sie einen Datenschutzbeauftragten benennen müssen.

Die care impuls GmbH hat sich auf die operative Umsetzung der Einführung der DSGVO und des BDSG neu in Einrichtungen der Gesundheits- und Sozialbranche spezialisiert. Bei Bedarf kann die Funktion eines externen Datenschutzbeauftragten übernommen werden.

Sprechen Sie uns an, wir unterstützen Sie bei der Umsetzung der Neuerungen der DSGVO und des BDSG neu – mit Augenmaß und Praxiserfahrung.

Nehmen Sie hier Kontakt mit uns auf.

Die neue ISO 9001:2015

Die Revision der Qualitätsmanagementnorm ISO 9001 erfolgte im Jahr 2015. In den vergangenen Monaten wurde die Qualitätsmanagementsysteme an die Anforderungen der überarbeiteten Norm bereits in vielen Einrichtungen angepasst.

Was ist neu gegenüber der ISO 9001:2008?

Hier sind vor allem die Erweiterung der Prozessorientierung, die Anpassung an moderne Managementsysteme und die Integration eines risikobasierten Ansatzes (Risikomanagement) in die Normanforderungen zu nennen.

Als weitere Neuerung wird eine gemeinsame Struktur für ISO Managementsystem-Normen angestrebt (sog. High Level Structure). Dies vereinfacht bei integrierten Managementsystemen mit verschiedenen Normen (z.B. Qualität und Umwelt 14001) die Arbeit.

Managementsystem als Steuerungstool nutzen!

Ein Managementsystem nach ISO 9001 eignet sich hervorragend als Steuerungstool für Einrichtungen der Sozialwirtschaft. Die Definition und Darstellung der Abläufe (Prozesse) sowie die Abbildung der Verantwortlichkeiten einschließlich Stellvertreterregelungen ermöglicht es, die Normanforderungen als ein modernes Führungsinstrument zu nutzen.

Alle Bereiche werden erfasst

In einer klassischen Einrichtung der vollstationären Pflege werden neben der eigentlichen Pflege eine Vielzahl an Tätigkeiten und Dienstleistungen erbracht. Man denke nur an die Bereiche Hauswirtschaft, Küche, Technik und Verwaltung. Nur die Gesamtheit aller Abteilungen und das harmonische Zusammenspiel der Einzelleistungen vermittelt dem Bewohner einen guten Aufenthalt.

Wie schwierig das harmonische Miteinander sein kann ist hinlänglich bekannt. Alle Leistungen der Einrichtung sind für den Bewohner wichtig! Für Führungskräfte ist eine große Herausforderung, allen Mitarbeitern zu vermitteln, wie wichtig die spezifische Leistung ist. Es darf keine Abteilungen erster und zweiter Klasse geben. Die Leistung einer Reinigungskraft ist genauso wichtig wie die warmherzige Pflege durch eine Pflegekraft.

Bei allem Kostendruck ist es eine zentrale Führungsaufgabe, den Mitarbeitern die Wichtigkeit Ihres Tuns zu vermitteln. In Zeiten von Fachkräftemangel und hoher Fluktuation in der Branche wird es immer wichtiger, dass sich die Einrichtung als guter Arbeitgeber präsentiert. Dieses Arbeitgebermarketing (neudeutsch Employer Branding) wird in Zukunft immer wichtiger um ausreichend und gute Mitarbeiter zu finden und an die Einrichtung zu binden. Auch hierzu kann ein Managementsystem nach ISO 9001 hervorragend genutzt werden. Hier wird auch schnell greifbar, dass ein solches System nicht nur ein Aufwand ist. Allein durch geeignete Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung können erhebliche Kosten für Personalsuche und Bewerbungsprozesse eingespart werden. Statistisch enden 20% aller neuen Arbeitsverhältnisse bereits in den ersten 6 Monaten nach Arbeitsbeginn. Allein die Kosten, die sich aus diesem Umstand ergeben, sind enorm.

Die Care Impuls GmbH unterstützen Sie gerne, wenn es um die Besonderheiten und Anpassungen für Ihr Managementsystem geht.

Es sollte eine effiziente Umsetzung der neuen Anforderungen in der Einrichtung erfolgen.

 

Das zweite Pflegestärkungsgesetz – PSG II – kommt

Zum 01.01.2016 tritt das zweite Pflegestärkungsgesetz in Kraft. Die Umstellung der Leistungsbeträge und die Neuerungen zum Begutachtungsverfahren gemäß Pflegestärkungsgesetz, werden zum 01.01.2017 wirksam.

Die wesentlichen Inhalte des Pflegestärkungsgesetz sind:

  • Einführung eines neuen Pflegebedürftigkeitsbegriffs
  • fünf Pflegegrade ersetzen drei Pflegestufen
  • bei der Einstufung werden gleichermaßen körperliche, geistige und psychische Einschränkungen erfasst

Mit der Einführung des Pflegestärkungsgesetz (PSG II) befindet sich die Pflegereform auf den richtigen Weg und wird grundsätzlich begrüßt.

Die seit 20 Jahren bestehende Ungleichbehandlung von somatisch und kognitiv beeinträchtigten Menschen wird aufgehoben. Allen pflegebedürftigen Menschen stehen pflegerische Betreuungsmaßnahmen als gleichrangige Leistungen nach dem SGB XI zur Verfügung.

Jedoch ergeben sich in der praktischen Umsetzung des Pflegestärkungsgesetz (PSG II) für stationäre Einrichtungen einige Hürden, die durchaus existentielle Auswirkungen haben können.

Wohltätigkeitsverbände und Pflegeexperten kritisieren z.B. die geringe Erhöhung der Pflegeleistungen. Eine Erhöhung um 4 % gleicht lediglich den Wertverlust aufgrund der fehlenden Dynamisierung der Pflegeleistungen der letzten 3 Jahre aus.

Gravierende Auswirkungen auf stationäre Einrichtungen ergeben sich auch, durch die Einführung von einrichtungseinheitlichen Eigenanteilen; das Vorhalten von Personal für die zusätzliche Betreuung, unabhängig von der Inanspruchnahme der Leistung durch die Pflegebedürftigen; Kosten für den Umstrukturierungs – und Verwaltungsaufwand; Kosten für notwendige Personalschulungen und vielem mehr.

Durch die Absenkung der Leistungen in den unteren Pflegegraden, müssen zukünftig Betroffene mit höheren Eigenleistungen rechnen. Dies wird zur Folge haben, dass sie länger in der Betreuung des ambulanten Bereiches verbleiben und erst viel später als Schwerstpflegebedürftiger eine stationäre Einrichtung aufsuchen.

Dies führt langfristig zu einer Veränderung der Bewohnerstruktur in stationären Einrichtungen.

Bereiten Sie sich gut vor – haben Sie die Zukunft im Blick

Das Pflegestärkungsgesetz (PSG II) wird auch indirekte Auswirkungen auf den hauswirtschaftlichen Bereich, in der Küche und Haustechnik in stationären Einrichtungen haben. In diesen Bereichen verstecken sich oft erhebliche ungenutzte Potentiale und Ressourcen, die erkannt und genutzt werden sollten.

Unsere qualifizierten Analysemethoden geben Ihnen einen Überblick der wirtschaftlichen Situation in diesen Nebenbereichen, identifizieren und erkennen ungenutzte Potentiale und Ressourcen.

Mit Ihnen gemeinsam entwickeln wir transparente und praxisnahe Optimierungs-  und Umsetzungsmaßnahmen und schaffen somit einen nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg und tragen zur Zukunftssicherung Ihrer Einrichtung bei und stärken Ihre Marktposition.

Sollten Sie spezielle Anfragen haben, so kontaktieren Sie uns bitte.

Gern nehmen wir uns Zeit mit Ihnen, Ihr Anliegen durchzusprechen.

Pflegestärkungsgesetz

Verpflegungs-Coach Programm gestartet

Pünktlich zum Frühling startet die Care Impuls GmbH ihr neues Verpflegungs-Coach-Progamm. Ziel ist es, Einrichtungen mit Küchen in Eigenregie oder Einrichtungen, die die Küchen wieder in Eigenregie nehmen möchten, fachlich fundierte Unterstützung anzubieten. Im Rahmen des Verpflegungs-Coaching-Programms werden nach einer detaillierten Analyse der Abläufe und Gegebenheiten, die Mitarbeiter befähigt, definierte Ziele in Punkto Qualität, Wirtschaftlichkeit und Hygiene (HACCP) zu erreichen. Dazu besucht der Verpflegungs-Coach die Einrichtungen regelmäßig und arbeitet entsprechend mit den Mitarbeitern.

Die Einrichtungen erhalten regelmäßig ein aussagekräftiges Monitoring.

Mit dem Verpflegungs-Coach die Qualität sichern

Neben einer ausgewogenen Versorgung der Bewohner, einer Optimierung der Abläufe und regelmäßige Betrachtung der Kosten bietet der Verpflegungs-Manager der Care Impuls GmbH regelmäßige Informationen für die Geschäftsleitung. Durch ein regelmäßiges Monitoring des Verpflegungsbereiches kann die Einhaltung der lebensmittelrechtlichen Vorgaben laufend überprüft werden – zur Sicherheit für die Bewohner und den Lebensmittelunternehmer.

Der Verpflegungs-Coach betrachtet alle Bereiche

Im Rahmen der Begleitung werden sämtliche Abläufe – von der Speisenplanung bis zum Speisentransport und die Ausgabe an den Bewohner / Patienten betrachtet. Es werden aussagekräftige Kennzahlen über den Personalbesatz, die Waren- und Sachkosten und die Produktivität gebildet.

Verpflegungs Coach
Verpflegungs-Coach

Schnittstellen optimal managen

Im Rahmen der regelmäßigen Begleitung und Zusammenarbeit zwischen Care Impuls und der Einrichtung werden die Schnittstellen zwischen Pflege, Hauswirtschaft, Küche und Speisenverteilung erhoben und optimiert. Somit entfallen gegebenenfalls Doppelarbeiten und sind die Verantwortlichkeiten klar definiert.

Küche in Eigenregie

Wir unterstützen Sie, die Küche in Eigenregie zu betreiben. Sie bestimmen den Speiseplan anhand der Bedürfnisse und Wünsche Ihrer Bewohner. Sie definieren Ihren Qualitätsanspruch. Wir unterstützen Sie, diese Vorgaben unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten umzusetzen und stellen mit Ihren Mitarbeitern die Abläufe und die gesetzlichen Vorgaben an die Lebensmittelsicherheit sicher.

Sehr gerne entwickeln wir mit Ihnen Verpflegungskonzepte speziell für Ihre Bedürfnisse. Ob Wohngruppenkonzepte oder der Betrieb einer Cafeteria, ob externe Versorgung von Kitas oder Schulverpflegung – wir organisieren Ihre Küche als Profitcenter.

Erfahren Sie hier mehr über das Verpflegungs-Coach Programm der care impuls GmbH.

Prozesse

Prozesse (Unterstützungsprozesse – Küche, HW)

Reinigung, Wäsche, Haustechnik

Küche (Eigen- versus Fremd), Produktionsarten

Service (Hol- und Bringedienste)