Datenschutz im Homeoffice sicherstellen – Hacker abwehren

Im Homeoffice muss die gleiche Cybersicherheit gewährleistet sein, wie im Unternehmen.

Datenschutz im Homeoffice care impuls GmbH

Wie steht es um Cybersicherheit und Datenschutz im Homeoffice?

Auf Grund der Corona-Situation aber sicher auch darüber hinaus wird sich die Arbeitswelt ändern. Durch die zwangsweise Einführung von Homeoffice und der Erkenntnis, dass diese Organisationsform in vielen Bereichen funktioniert, werden sich auch in Zukunft ein Teil der Arbeitsplätze ganz oder teilweise ins Homeoffice verlagern. Dabei ist wichtig, dass Themen wie Datenschutz, also der Schutz personenbezogener Daten und Datensicherheit bzw. Cybersicherheit beachten werden.

Die überwiegende Anzahl der Cyberangriffe startet mit Pishing-Mails

Ob im Homeoffice oder im regulären Büro starten über 90% der Cyberangriffe auf Unternehmen mit der Versendung von Pishing-Mails. Dies betrifft nicht nur Großunternehmen. Umso wichtiger ist es, Mitarbeiter zu sensibilisieren und zu schulen, wie man Pishing- Mails erkennt und wie man sich bei Erhalt eines Pishing-Mails verhält. Die reine Sensibilisierung und Schulung zum Erkennen von Pishing-Mails senkt die Gefahr, dass durch Pishing-Mails Schadsoftware oder Trojaner in das Unternehmensnetz transportiert werden um über 50%. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in diesem Bereich.

Umgebung und technische Ausstattung müssen passen

Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches Arbeiten im Homeoffice ist, dass sowohl die Räumlichkeit ein konzentriertes und diskretes Arbeiten ermöglicht und die technischen Voraussetzungen wie z.B. Notebook oder Tablett, Drucker aber auch die Netzwerkverbindung sicheres Arbeiten zulässt. Speziell das WLAN bzw. die Netzwerkverbindung sollte entsprechend abgesichert sein.

Besonderes Augenmerk sollte dabei auf die Verwendung von ordentlichen Passwörtern gelegt werden. Idealerweise erfolgt eine Trennung von dienstlich verwendeten Geräten und privat verwendeten Geräten. Das betrieblich verwendete Gerät muss dabei den betrieblichen Datenschutzstandards entsprechen und der Zugriff vom Homeoffice auf das unternehmenseigene Netzwerk oder die Cloud sollte ausschließlich über gesicherte Verbindungen wie z.B. verschlüsselte VPN Tunnel erfolgen.

Schutz personenbezogener Daten auch im Homeoffice sicherstellen

Im Homeoffice sollten die gleichen Standards bezüglich des Umgangs mit personenbezogenen Daten wie im Unternehmen erfolgen. Personenbezogene Daten sollten immer verschlossen gelagert und für fremde Dritte uneinnehmbar gelagert werden.

Die Datenverarbeitung im Homeoffice unterliegt den gleichen rechtlichen Anforderungen wie der Umgang mit personenbezogenen Daten im Unternehmen. Der Homeoffice Arbeitsplatz muss in das Datenschutzkonzept integriert werden. Dazu ist das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ggf. anzupassen. Auch die übrigen Maßnahmen des Datenschutzes sind auf die Wirksamkeit im Homeoffice zu prüfen.

Im Fall von Datenschutzverletzungen z.B. durch Verlust von Telefonen oder Tabletts im Homeoffice oder auf dem Weg vom Büro zum Homeoffice gelten die gleichen Rahmenbedingungen und ggf. Meldepflichten, wie im stationären Büro.

Alle Geräte und Software immer auf neuestem Stand halten

Datensicherheit und Hacker liefern sich permanent einen Wettlauf. Daher ist es unabdingbar, dass die Gerätesoftware (Firmware), Betriebssysteme und Software stets auf dem neuesten Stand sind. Nur so kann ein optimaler Schutz der Daten gewährleistet werden.

Antivirusvorkehrungen mit Bordmitteln oder externer Software

Ob als Antivirusprävention Bordmittel des Betriebssystems z.B. Windows Defender oder externe Antivirenprogamme zum Einsatz kommen ist eine Unternehmerische Entscheidung. Egal welcher Weg beschritten wird ist es wichtig, dass diese Präventionsprogramme immer auf dem neuesten Stand sind. Nur die aktuelle Version kann einen wirksamen Schutz sicherstellen.

Homeoffice eventuell der Cyberversicherung melden

Viele Unternehmen haben sich zum Schutz vor Schäden aus Cyberangriffen mit sogenannten Cyberversicherungen abgesichert. Diese Versicherungen ersetzen grundsätzlich Vermögensschäden, die durch Ausfall oder Beeinträchtigung der EDV-Infrastruktur entstanden sind, z.B. bei der Datenwiederherstellung nach Datenverlust wegen Cyberangriffen, etc.

Da sich das Cyber-Risiko durch Homeoffice Arbeitsplätze ggf. ändert, sollten die Unternehmen dem Versicherer melden, dass Homeoffice Arbeitsplätze genutzt werden und klären, ob diese Arbeitsplätze im Versicherungsumfang abgedeckt sind oder eine Erweiterung des Versicherungsschutzes erforderlich ist.

Die care impuls GmbH unterstützt Unternehmen bei der Einführung, Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung von Datenschutzsystemen. Dazu erfolgt sowohl eine Aufnahme des IST-Zustandes, eine kritische Prüfung des vorhandenen Datenschutzkonzeptes als auch eine regelmäßige Berichterstattung an die Unternehmensleitung. Mit einem 9 Punkte Quick-Check lässt sich die Datenschutzorganisation schnell und umfassend prüfen.

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Küche Strategie und Konzept

Die Frage nach der „richtigen“ Regieform einer Küche wird uns oft gestellt. Insourcing, Outsourcing, Zentralisierung oder ganz andere Systeme? All das sind Schlagworte, die uns auf Entscheiderebene gestellt werden. Bei der Verpflegung von stationären Einrichtungen und Krankenhäusern besteht ein permanenter Kostendruck.  Vielfach fehlen Mittel für notwendige Investitionen. Für die Entscheidungsfindung sind aber nicht nur Aspekte der Wirtschaftlichkeit zu betrachten.

Bei uns erhalten Sie wertvolle Tools zur Beurteilung der Situation!

Eine strategische Entscheidung

Die Situation in vielen stationären Pflegeeinrichtungen und Krankenhäuser ist sehr ähnlich. Durch einen dauernden Kostendruck müssen die Einrichtungen vielfach mit folgenden Rahmenbedingungen kämpfen:

  • überholte oder veraltete technische Küchengeräte
  • daraus vielfach resultierende hohe Energieverbrauche
  • in die Jahre gekommene Bausubstanz
  • zu große Küchen und Läger
  • geringe Investitionsbereitschaft für die Kücheneinrichtung

Grundsätzliche Lösungsansätze

Grundsätzlich können – unabhängig von der Regieform – folgende drei Ansätze zu den oben genannten Herausforderungen überlegt werden:

  • Festhalten am Status quo – Investition in das bestehende System
    • Bei diesem Ansatz wird das bestehende System modernisiert aber grundsätzlich beibehalten. Veraltete Geräte werden gegen energieeffiziente Geräte getauscht. Der Investitionsstau wird aufgelöst. Die Abgabe von Flächen ist vielfach nicht möglich. Somit ergeben sich Kosteneinsparungen im Bereich der Energie. Ob sich die Investitionskosten unter betriebswirtschaftlicher Betrachtung rechnen, ist zweifelhaft.
  • Vergrößerung – durch Erhöhung der Verpflegungsteilnehmer eine größere Betriebsausnutzung schaffen
    • Bei der Variante „Vergrößerung“ ist der Ansatz, dass bei notwendigen Investitionen die Anzahl der produzierten Portionen erhöht wird. In den meisten älteren Küchen können auf Grund der Größe bei Verwendung von modernen Kochgeräten deutlich mehr Portionen produziert werden. Bei einem Wechsel des Produktionssystems (z.B. bei einer Entkoppelung von Produktion und Ausgabe) kann in der Küche optimiert produziert werden. Dieses Modell ist dann denkbar, wenn weitere Einrichtungen mit Speisen versorgt werden können. Vorsicht ist hier geboten, da man in den Wettbewerb mit anderen Marktteilnehmern (z.B. Caterer) tritt. Bei dieser Variante müssen ggf. Marketing und Vertriebsstrukturen aufgebaut werden. Ratsam ist diese Variante, wenn langfristige Abnahmevereinbarungen geschlossen werden können.
  • Verkleinerung – durch (teilweise) Aufgabe der eigenen Produktion in der Einrichtung 
    • Es besteht die Möglichkeit z.B. den gesamten Mittagessenteil von externen Partnern zu beziehen. So können die Warmkomponenten in cook & chill bzw. cook & freeze oder sous vide gegart als sogenannte High Convenience Komponenten zugekauft werden. Die Her steller bieten heute diese Komponenten in hoher Qualität an. Der Kostenvorteil liegt in der Einsparung eines Teils der Personalkosten für das Küchenpersonal. Diese Speisen müssen trotzdem regeniert, ggf. portioniert  und verteilt werden. Die Spüldienste bleiben ebenfalls im Haus. Am Markt existieren auch Angebote, bei denen das gesamte Mittagessen tablettiert warm angeliefert wird. Hier sind die individuellen Gegebenheiten zu prüfen.

Den allgemein gültigen Königsweg gibt es nicht 

Nachdem es den Königsweg nicht gibt, sind die individuellen Anforderungen und Gegebenheiten der jeweiligen Einrichtung zu erfassen und zu prüfen. Alle oben dargestellten Möglichkeiten haben unter Umständen ihre Berechtigung.

Die qualitativ hochwertige Versorgung der Bewohner / Patient sollte im Mittelpunkt aller Überlegungen stehen. 

Eigenregie und frisch

In der Beratungspraxis haben wir festgestellt, dass sich die Überlegungen in die Varianten Eigenregie versus Caterer zuspitzen. Dabei haben wir festgestellt, dass die Kernfrage, nämlich die Zufriedenheit der Bewohner / Patienten dabei eine untergeordnete Rolle spielt. Viel wichtiger ist aus unserer Erfahrung die konsequente Einforderung der Qualität vom Küchenteam. Caterer sind nicht zwangsläufig günstiger oder teurer.

Wir konnten in der Vergangenheit mehrfach Einrichtungen wieder in Eigenregie führen oder das Team der eigenen Küchenmitarbeiter coachen. Dabei haben wir sehr gute Resultate erzielt, die die Zufriedenheit aller erheblich gesteigert hat.

Kompromisslos und konsequent

Bei einer Einrichtung in Eigenregie sollte aus unserer Überzeugung selber frisch gekocht werden. Um die Abläufe zu entspannen kann auf selbst hergestellt cook & chill Produkte zurück gegriffen werden. Lassen Sie den Köchen im Rahmen der Anforderungen Ihrer Bewohner / Patienten freie Kreativität. Nur so werden Sie verhindern, dass (teure) Convenience Produkte eingesetzt werden. Bei einer optimierten Prozesssteuerung in der Küche können die Produktionszeiten erheblich reduziert werden. Das ist zwar für viele Köche Neuland – aber mit einem Coaching kann dieser Ansatz innerhalb kurzer Zeit erlernt werden.

Nutzen Sie auch die Möglichkeiten der Digitalisierung in der Küche um die Fachkräften von stupiden Verwaltungstätigkeiten zu entlasten. Ein automatisiertes Bestellsystem schafft Ihnen z.B. eine deutlich höhere Transparenz über die Warenkosten und verringert den Schwund. Hier sollte auf ein Herstellerunabhängiges System geachtet werden. Mit einer Automatisierung der HACCP Dokumentationen schaffen Sie eine höhere Akzeptanz dieses wichtigen Themas.

Fazit

Eine pauschale Lösung gibt es nicht! Für jede Einrichtung sollte eine individuelle Lösung gefunden werden. Mit einer ganzheitlichen Betrachtung aller Möglichkeiten und Faktoren sollte begonnen werden. Erst wenn die Fakten und Varianten auf dem Tisch liegen, kann eine nachhaltige Entscheidung getroffen werden. Erfahrungsgemäß kann auch erst dann die Balance zwischen Qualität und Kosten erstellt werden.

Die care impuls GmbH unterstützt als unabhängiger Partner sowohl bei der IST-Erhebung als auch bei der strategischen Überlegung, welches System individuell geeignet ist. Wir liefern Ihnen Entscheidungsgrundlagen und begleiten Sie bei der Umsetzung.

Wir bieten Ihnen eine Reihe von Tools, mit denen Sie bereits im Vorfeld selbst die Wirtschaftlichkeit Ihrer Küche bewerten können. Darüber hinaus bieten wir Ihnen eine neutrale Arbeitsblätter, mit denen Sie die verschiedenen strategischen Varianten durchspielen können.

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Online Reputation für Pflegeeinrichtungen immer wichtiger

Durch die immer stärkere Nutzung von sozialen Medien wird Online-Reputation für Einrichtungen der Sozialwirtschaft wie stationäre Pflegeeinrichtungen oder mobile Pflegedienste immer wichtiger. 

Beachten Sie 2 Zielgruppen 

Grundsätzlich sollte der Online-Ruf von Einrichtungen und mobilen Pflegediensten immer aus Kundensicht gepflegt werden. Dabei sind vor allem zwei Zielgruppen  zu berücksichtigen:

  • (potentielle) Bewohner und deren Angehörige 
  • (potentielle) Mitarbeiter

Bewohner und deren Angehörige

Pflegeeinrichtungen und mobile Pflegedienste wurden bisher auf Grund persönlicher Empfehlungen oder Empfehlungen der Krankenhäuser ausgewählt. Somit ist das Bild und die Reputation der Einrichtung unheimlich wichtig und muss von der Heimleitung bzw. den Mitarbeitern gepflegt werden.

Im Internet und den sozialen Medien sind Bewertungsplattformen und Vermittlungsplattformen entstanden, bei denen sich die Kommunikation von der Einrichtung bzw. dem Anbieter entwickelt. User dieser Plattformen tauschen sich untereinander aus oder geben ungefiltert ihre Meinung ab. Somit wird die online Reputation immer wichtiger.

Hier ist Handeln erforderlich! Sie sollten mindestens wissen, welche Kommentare und Bewertungen über Ihre Pflegeeinrichtung bzw. Pflegedienst im Netz kursieren (Monitoring). Idealerweise sollten Sie auf Kommentare und Bewertungen reagieren – oder noch besser: Sie sollten die Kommunikation und Ihre Online-Reputation steuern.

Bitte bedenken Sie, zum Teil sind Ihre zukünftigen Bewohner / Patienten oder deren Angehörigen – mindestens aber der Enkel mit Sicherheit in Sozialen Medien wie Facebook, Instagram, Youtube usw. längst aktiv .

Nehmen Sie an der Kommunikation teil

Nutzen Sie die sozialen Medien um sich aktiv zu präsentieren. Entwickeln Sie für Ihre Einrichtung bzw. für Ihren Pflegedienst eine MARKE. Machen Sie Ihre Qualität sichtbar und heben Sie sich dadurch auch von der Konkurrenz ab.

Bewerber

Laut einer aktuellen Studie der Evangelischen Bank e.V. gibt es derzeit in 6 von 10 Pflegeeinrichtungen knapp 6 offene Stellen für Pflegefachkräfte. Einrichtungen können zum Teil nicht aufgenommen werden oder verspätet aufnehmen, weil Pflegefachkräfte fehlen. Dies bedeutet für die Einrichtung einen wirtschaftlichen Schaden!

Laut dieser Studie werden in Stellenanzeigen, eine „wertschätzende Unternehmenskultur“, „Möglichkeit zum eigenständigen Arbeiten“ und „berufliche und persönliche Weiterentwicklungen“ als Gründe genannt, sich zu bewerben. 

WOW – ob das starken Gründe sind, um sich bei einer bestimmten Einrichtung zu bewerben, sei dahingestellt.

Im Kampf um die besten Bewerber werden Sie mit diesen „Kundennutzen“ nicht gewinnen.

Recruiting ist heute viel mehr ein Marketing um die besten Bewerber geworden. Passen Sie Ihre Recruitingprozesse, aber auch die Art und Weise der Mitarbeitersuche an. Soziale Medien sind längst ernstzunehmende Plattformen für Bewerber geworden. Hier ist eine gute online Reputation essentiell.

Mitarbeiter und Bewerber tauschen sich aus

Nutzen Sie die Möglichkeit sich als Arbeitgeber in den social media Kanälen zu präsentieren und fördern Sie die die Möglichkeiten, dass sich Mitarbeiter und Bewerber austauschen und Sie bewerten. Das ist social media!

Präsentieren Sie sich als starke Arbeitgebermarke! In den Medien wird bereits von einem „War of Talents“ gesprochen. Allein die Wortwahl bzw. der Vergleich mit einem Krieg zeigt, wie dramatisch die Situation ist. Es wird nicht mehr die Frage gestellt, ob man soziale Medien für die Mitarbeitergewinnung und -führung nutzen soll. Die Frage ist, WIE wird socoal media genutzt.

Marke aufbauen

Präsentieren Sie Ihre Pflegeeinrichtung und Ihren mobilen Pflegedienst aktiv nach außen. Definieren Sie Ihr Markenbild und transportieren Sie dieses in den (sozialen) Medien. Nur so können Sie sich optimal am Markt behaupten und haben eine Chance, dem Fachkräftemangel zu entgegenzuwirken.

Die Online-Reputation ist erforderlich

Die care impuls GmbH hat hierzu verschiedene Angebote. Mit dem Angebot Facebook FIT  erhalten Sie für 3 Monate Einblicke in die Macht von Facebook. Bei der Erstellung Ihrer (Arbeitgeber-) MARKEN kann die care impuls GmbH auf einen reichen Erfahrungsschatz aus vielen erfolgreichen Umsetzungsbegleitungen zurückgreifen.

Ja – ich möchte mehr Informationen

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Die Küche in Eigenregie als Visitenkarte Ihrer Einrichtung- wirtschaftlich und markenbildend!

Die Küche in Eigenregie bietet für eine Senioreneinrichtung oder vollstationäre Pflegeeinrichtung viele Vorteile. Das Essen und der Wunsch nach einer eignen Küche in der Einrichtung ist für viele zukünftige Bewohner und deren Angehörigen ein Entscheidungskriterium für die Wahl einer Einrichtung.

Kochen ist mehr als ein Nebenprozess

Der vermeintliche „Nebenprozess“ KOCHEN entscheidet sehr oft über die Belegung der Einrichtung. Eine klare Definition der Ziele der eigenen Küche und genaue Vorgaben in wirtschaftlicher und qualitativer Hinsicht sind für den Erfolg einer Küche in Eigenregie elementar. Wenn die Abteilung auch keine Gewinne abwerfen kann, so muss die Küche in Eigenregie als Profitcenter geführt werden. Regelmäßige Auswertungen sämtlicher Bereiche sind entscheidend über Erfolg oder Misserfolg der eigenen Küche. Der Einsatz von externen Dienstleistern ist nur selten günstiger, der Eigenbetrieb ist flexibler und ermöglicht die Erreichung der Ziele der Einrichtung.

Eine große Gefahr besteht bei Servicegesellschaften, die mit externen Dienstleistern geschlossen wurden, wenn diese Servicegesellschaften einige Jahre gemeinsam betrieben werden. Hier werden regelmäßig Mitarbeiterschlüssel und Warenkosten zu selten überprüft und Vorgaben angepasst.

Die Küche in Eigenregie bietet viele Vorteile

Wirtschaftliche Vorteile

  • Einhaltung der verhandelten Sätze

Grundvoraussetzungen sind klare Vorgaben der einzelnen Kosten (Warenkosten, Personalkosten, Betriebskosten wie z.B. Energie, aber auch die Messung von Speisenresten (Neben der ethischen Herausforderung Lebensmittel wegzuschmeißen, die wirtschaftliche Komponente beachten: jedes Kilogramm Speiseabfall ist mit mind. 4 € zu bewerten (Warenkosten, Produktionskosten, Entsorgung – bei einer 120 Ltr. Tonne Speisenreste die erfahrungsgemäß zu 2/3 gefüllt wird beträgt der Verlust somit 320 € je Tonne)

  • Transparenz

Grundvoraussetzung sind regelmäßige Auswertungen (in % zu den (theoretischen) Einnahmen und je Bewohner)

  • Warenkosten
  • Personalkosten
  • Betriebskosten
  • Energie
  • AfA
  • Qualität (Bewohner- / Mitarbeiterbefragung, Auswertung Beschwerden, Menge Speisenabfall je BKT)

Umwegrentabilität

  • Zufriedene Bewohner und Angehörige
  • Entscheidungskriterium für oder gegen eine Einrichtung

 Markenbildend

Die Markenbildung ist in der gesundheits- und Sozialwirtschaft ein immer noch wenig beachteter Aspekt. Dafür sind z. B. folgende Punkte zu beachten:

  • Definition eines eigenen Qualitätsstandards (regional, saisonal, Anteil Frischeprodukte, BIO-Anteil, Anteil fair gehandelter Produkte (z.B. Fair trade Kaffee,  etc.)
  • Einbeziehung regionaler Lieferanten
  • Arbeitgebermarke aufbauen durch Ausbildung, Schulung, Weiterbildung der Mitarbeiter
  • Präsenz bei Veranstaltungen zeigen
  • Sofern möglich Zusatzerlöse am Drittmarkt (z.B. Kindergarten, Schulen, Essen auf Rädern, weiteren Einrichtungen, etc.)
  • Marketing für die Küche in Eigenregie durchführen

Die Küche in Eigenregie kann somit zur Visitenkarte der Einrichtung werden.

Die Experten der care impuls GmbH unterstützen bei einer Optimierung der Küche in Eigenregie und bei der Rückführung der Küche wieder in Eigenregie.

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7 Dinge die Sie jetzt zur Umsetzung der DSGVO in Ihrer Einrichtung machen MÜSSEN

Seit 25. Mai 2018 ist die neue DSGVO (Datenschutz Grundverordnung) und das aktualisierte Bundesdatenschutzgesetz (BDSG neu) in Kraft. Die Verordnung und das BDSG neu regeln den Umgang mit personenbezogenen Daten. Durch die DSGVO wird eine europaweit einheitliche Vorgangsweise beim Umgang mit personenbezogenen Daten geregelt.

Speziell medizinischen Einrichtungen, Tagepflegeanbieter und stationäre Pflegeeinrichtungen erheben, speichern, verarbeiten und nutzen eine große Menge personenbezogene Daten – zum Teil auf Grund gesetzlicher Vorgaben, zum Teil zur Vereinfachung der Tätigkeiten, aus Qualitätsgründen oder für Marketing- und Vertriebszwecke.

Neben Patienten- / Bewohnerdaten werden Personaldaten und sonstige personenbezogene Daten in zum Teil erheblichen Umfang bearbeitet.

Am 25. Mai 2018 ist es soweit – die DSGVO tritt in Kraft!

Nicht alles ist neu, vieles war bereits im bestehenden Datenschutzgesetz und weiteren Gesetzen und Verordnungen geregelt. Allerdings wurde das Thema Datenschutz oftmals lediglich als lästiges Übel wahrgenommen und Abweichungen von den öffentlichen Stellen nur in Ausnahmefällen sanktioniert. Die Strafen waren bisher gering. Dies wird sich mit dem 25.05.2018 ändern.

Sie sollten folgende 7 Dinge kurzfristig erledigen:

Nutzen Sie die Chance

Die Einführung der DSGVO ist ein guter Anlass, die vorhandenen Daten im Unternehmen genauer unter die Lupe zu nehmen und den Patienten / Bewohnern und Angehörigen zu zeigen „Wir nehmen Datenschutz ernst“. Nutzen Sie die Chance, von „Big Data“ zu profitieren – rechtskonform!

Führen Sie eine Bestandsaufnahme durch

Überprüfen Sie, wo in Ihrer Einrichtung personenbezogene Daten vorliegen. Erfahrungsgemäß werden an unterschiedlichen Orten / Abteilungen Daten erhoben, gespeichert und verarbeitet. Überprüfen Sie, wie Sie an die Daten gekommen sind, zu welchem Zweck die Daten erhoben wurden und wer Zugriff auf diese Daten hat. Überprüfen Sie Ihre Website und ggf. Ihr Newslettersystem.

Erstellen Sie ein Verarbeitungsverzeichnis

In einem Verarbeitungsverzeichnis werden die Prozesse eingetragen, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Darüber hinaus werden in diesem Verzeichnis die Verantwortlichen, der Zweck der Datenverarbeitung und Beschreibungen zu Datensicherheitsmaßnahmen, etc. erfasst. Dieses Verarbeitungsverzeichnis ist neu und erfordert, dass alle Prozesse im Unternehmen geprüft werden müssen.

Führen sie eine Datenschutz-Folgeabschätzung durch

Sofern ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen durch die Verarbeitung seiner Daten besteht, muss das Unternehmen eine Datenschutz-Folgeabwägung durchführen. Das Ziel hierbei ist, aufzuzeigen, was gegen dieses Risiko unternommen wird.

Befolgen Sie die Informationspflicht

Die betroffene Person hat das Recht zu hinterfragen, welche Daten über ihn / sie bei Ihnen gespeichert wurden (Auskunftsrecht). Darüber hinaus besteht grundsätzlich das Recht auf Löschung der Daten (ggf. durch gesetzliche Vorgaben eingeschränkt).

Schließen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag

Haben Sie als Unternehmen externe Dienstleister mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beauftragt bzw. verwenden externe Dienstleister personenbezogene Daten (z.B. Lohnbuchhaltung, IT-Systemhaus, externe Speisenversorgung,  etc.) müssen Sie mit diesem Dienstleister einen sog. Auftragsverarbeitungsvertrag schließen, der die Art und Weise sowie Löschung der personenbezogenen Daten regelt.

Regeln Sie den Fall einer Data Breach Notification

Sollte es zu einer Datenschutzverletzung wie z.B. Datenverlust durch Diebstahl, Hackerangriff, etc. kommen, sind Sie verpflichtet zum einen die betroffenen Personen und die zuständigen Behörden binnen 72 Stunden zu informieren. Als Ausnahme gilt hier, wenn die Datenschutzverletzung voraussichtlich kein Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten der Betroffenen bedeutet. Beachten Sie hierbei ggf. personenbezogene Daten auf Mobiltelefonen, etc.

Neben den oben genannten unbedingt zu prüfenden Punkten besteht für eine Einrichtung relativ schnell die Verpflichtung einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Dies kann entweder durch eine interne oder externe Person erfolgen. Prüfen Sie, ob Sie einen Datenschutzbeauftragten benennen müssen.

Die care impuls GmbH hat sich auf die operative Umsetzung der Einführung der DSGVO und des BDSG neu in Einrichtungen der Gesundheits- und Sozialbranche spezialisiert. Bei Bedarf kann die Funktion eines externen Datenschutzbeauftragten übernommen werden.

Sprechen Sie uns an, wir unterstützen Sie bei der Umsetzung der Neuerungen der DSGVO und des BDSG neu – mit Augenmaß und Praxiserfahrung.

Nehmen Sie hier Kontakt mit uns auf.

Ziele und Grundsätze der neuen DSGVO

Am 15.12.2015 wurde im Rahmen einer Trilogverhandlung (Vertreter der EU-Kommission, des EU-Parlaments und Mitgliedsstaaten der europäischen Union) eine Vereinheitlichung des Datenschutzes innerhalb der Mitgliedsstaaten der europäischen Union vereinbart. Die neue Datenschutz Grundverordnung DSGVO tritt am 2.505.2018 in Kraft. Die Mitgliedstaaten haben zu diesem Zeitpunkt die bestehenden nationalen Datenschutzgesetze angepasst oder neu formuliert.

Care Impuls GmbH unterstützt in Sachen Datenschutz.
Die DSGVO schützt die Daten des Einzelnen.

Die DSGVO ab 25.05.2018 erfordert eine hohe Sensibilisierung für das Thema Datenschutz.

Neben der Vereinheitlichung des Themas Datenschutz innerhalb der EU war vor allem der Schutz personenbezogener Daten von natürlichen Personen ein wichtiger Anspruch. Die DSGVO regelt in 99 Artikeln mit 173 Erwägungsgründen den Schutz personenbezogener Daten. Die Verordnung ist eine sog. Negativverordnung, d.h. dass grundsätzlich die Verarbeitung personenbezogener Daten verboten ist und die Möglichkeiten der Datennutzung in der Verordnung definiert sind. Dies hat erhebliche Auswirkungen auf die Datenverarbeitung in den Einrichtungen!

Die Ziele der DSGVO sind gem. Artikel 1 „Vorschriften zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Verkehr solcher Daten“ sowie der Schutz der „Grundrechte und Grundfreiheiten natürlicher Personen und insbesondere deren Recht auf Schutz personenbezogener Daten.“ Weitere Informationen sind direkt bei der Europäischen Union zu erhalten.

Die Grundsätze der DSGVO sind in Artikel 5 der Verordnung geregelt.

  • Grundsatz der Transparenz
  • Grundsatz der Zweckbindung
  • Grundsatz der Datenminimierung
  • Grundsatz der Richtigkeit
  • Grundsatz der Speicherbegrenzung
  • Grundsatz der Integrität und Vertraulichkeit
  • Grundsatz von Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz

Wichtig ist wissen, dass Daten sowohl elektronisch als auch in anderer Form vorliegen können. In jedem Fall gilt, sobald personenbezogene Daten verwendet werden, gilt die DSGVO und in Deutschland das nationale BDSG neu.

Die Sensibilisierung der MitarbeiterInnen, wird durch die DSGVO immer wichtiger. In der Einrichtung müssen sämtliche Bereiche, in denen Daten verarbeitet werden, erfasst werden. Dabei ist grundsätzlich zu klären, welche Daten verarbeitet werden, ob Auftragsverarbeitung vorliegt, ein Datenschutzbeauftragter zu benennen ist (intern oder extern), ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeit ist zu erstellen und vielfach ist eine  Datenschutz-Folgeabschätzung durchzuführen.

Datenschutzbeauftragte/r

Speziell Einrichtungen der Gesundheits- und Sozialbranche müssen sich jetzt vorbereiten. In sehr vielen Einrichtungen ist auf Grund der Bestimmungen ein Datenschutzbeauftragter / Datenschutzbeauftragte zu bestimmen und an die zuständigen Behörden zu melden. Diese Funktion kann intern oder extern besetzt werden.

Wir bieten Lösungen zum Datenschutz

Die care impuls GmbH hat sich auf die organisatorische Einführung der DSGVO in Unternehmen spezialisiert. Für Einrichtungen des Gesundheits- und Sozialbereiches stellt care impuls GmbH auf Wunsch externe Datenschutzbeauftragte.

Die care impuls GmbH führt in Ihrer Einrichtung eine Aufnahme der Prozesse mit personenbezogenen Daten durch und ermittelt schnell und zuverlässig, in welchen Bereichen Handlungsbedarf zur Einführung der DSGVO besteht.

Sprechen Sie uns direkt auf das Thema Datenschutz an und klicken Sie hier.

 

Die neue ISO 9001:2015

Die Revision der Qualitätsmanagementnorm ISO 9001 erfolgte im Jahr 2015. In den vergangenen Monaten wurde die Qualitätsmanagementsysteme an die Anforderungen der überarbeiteten Norm bereits in vielen Einrichtungen angepasst.

Was ist neu gegenüber der ISO 9001:2008?

Hier sind vor allem die Erweiterung der Prozessorientierung, die Anpassung an moderne Managementsysteme und die Integration eines risikobasierten Ansatzes (Risikomanagement) in die Normanforderungen zu nennen.

Als weitere Neuerung wird eine gemeinsame Struktur für ISO Managementsystem-Normen angestrebt (sog. High Level Structure). Dies vereinfacht bei integrierten Managementsystemen mit verschiedenen Normen (z.B. Qualität und Umwelt 14001) die Arbeit.

Managementsystem als Steuerungstool nutzen!

Ein Managementsystem nach ISO 9001 eignet sich hervorragend als Steuerungstool für Einrichtungen der Sozialwirtschaft. Die Definition und Darstellung der Abläufe (Prozesse) sowie die Abbildung der Verantwortlichkeiten einschließlich Stellvertreterregelungen ermöglicht es, die Normanforderungen als ein modernes Führungsinstrument zu nutzen.

Alle Bereiche werden erfasst

In einer klassischen Einrichtung der vollstationären Pflege werden neben der eigentlichen Pflege eine Vielzahl an Tätigkeiten und Dienstleistungen erbracht. Man denke nur an die Bereiche Hauswirtschaft, Küche, Technik und Verwaltung. Nur die Gesamtheit aller Abteilungen und das harmonische Zusammenspiel der Einzelleistungen vermittelt dem Bewohner einen guten Aufenthalt.

Wie schwierig das harmonische Miteinander sein kann ist hinlänglich bekannt. Alle Leistungen der Einrichtung sind für den Bewohner wichtig! Für Führungskräfte ist eine große Herausforderung, allen Mitarbeitern zu vermitteln, wie wichtig die spezifische Leistung ist. Es darf keine Abteilungen erster und zweiter Klasse geben. Die Leistung einer Reinigungskraft ist genauso wichtig wie die warmherzige Pflege durch eine Pflegekraft.

Bei allem Kostendruck ist es eine zentrale Führungsaufgabe, den Mitarbeitern die Wichtigkeit Ihres Tuns zu vermitteln. In Zeiten von Fachkräftemangel und hoher Fluktuation in der Branche wird es immer wichtiger, dass sich die Einrichtung als guter Arbeitgeber präsentiert. Dieses Arbeitgebermarketing (neudeutsch Employer Branding) wird in Zukunft immer wichtiger um ausreichend und gute Mitarbeiter zu finden und an die Einrichtung zu binden. Auch hierzu kann ein Managementsystem nach ISO 9001 hervorragend genutzt werden. Hier wird auch schnell greifbar, dass ein solches System nicht nur ein Aufwand ist. Allein durch geeignete Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung können erhebliche Kosten für Personalsuche und Bewerbungsprozesse eingespart werden. Statistisch enden 20% aller neuen Arbeitsverhältnisse bereits in den ersten 6 Monaten nach Arbeitsbeginn. Allein die Kosten, die sich aus diesem Umstand ergeben, sind enorm.

Die Care Impuls GmbH unterstützen Sie gerne, wenn es um die Besonderheiten und Anpassungen für Ihr Managementsystem geht.

Es sollte eine effiziente Umsetzung der neuen Anforderungen in der Einrichtung erfolgen.

 

Das zweite Pflegestärkungsgesetz – PSG II – kommt

Zum 01.01.2016 tritt das zweite Pflegestärkungsgesetz in Kraft. Die Umstellung der Leistungsbeträge und die Neuerungen zum Begutachtungsverfahren gemäß Pflegestärkungsgesetz, werden zum 01.01.2017 wirksam.

Die wesentlichen Inhalte des Pflegestärkungsgesetz sind:

  • Einführung eines neuen Pflegebedürftigkeitsbegriffs
  • fünf Pflegegrade ersetzen drei Pflegestufen
  • bei der Einstufung werden gleichermaßen körperliche, geistige und psychische Einschränkungen erfasst

Mit der Einführung des Pflegestärkungsgesetz (PSG II) befindet sich die Pflegereform auf den richtigen Weg und wird grundsätzlich begrüßt.

Die seit 20 Jahren bestehende Ungleichbehandlung von somatisch und kognitiv beeinträchtigten Menschen wird aufgehoben. Allen pflegebedürftigen Menschen stehen pflegerische Betreuungsmaßnahmen als gleichrangige Leistungen nach dem SGB XI zur Verfügung.

Jedoch ergeben sich in der praktischen Umsetzung des Pflegestärkungsgesetz (PSG II) für stationäre Einrichtungen einige Hürden, die durchaus existentielle Auswirkungen haben können.

Wohltätigkeitsverbände und Pflegeexperten kritisieren z.B. die geringe Erhöhung der Pflegeleistungen. Eine Erhöhung um 4 % gleicht lediglich den Wertverlust aufgrund der fehlenden Dynamisierung der Pflegeleistungen der letzten 3 Jahre aus.

Gravierende Auswirkungen auf stationäre Einrichtungen ergeben sich auch, durch die Einführung von einrichtungseinheitlichen Eigenanteilen; das Vorhalten von Personal für die zusätzliche Betreuung, unabhängig von der Inanspruchnahme der Leistung durch die Pflegebedürftigen; Kosten für den Umstrukturierungs – und Verwaltungsaufwand; Kosten für notwendige Personalschulungen und vielem mehr.

Durch die Absenkung der Leistungen in den unteren Pflegegraden, müssen zukünftig Betroffene mit höheren Eigenleistungen rechnen. Dies wird zur Folge haben, dass sie länger in der Betreuung des ambulanten Bereiches verbleiben und erst viel später als Schwerstpflegebedürftiger eine stationäre Einrichtung aufsuchen.

Dies führt langfristig zu einer Veränderung der Bewohnerstruktur in stationären Einrichtungen.

Bereiten Sie sich gut vor – haben Sie die Zukunft im Blick

Das Pflegestärkungsgesetz (PSG II) wird auch indirekte Auswirkungen auf den hauswirtschaftlichen Bereich, in der Küche und Haustechnik in stationären Einrichtungen haben. In diesen Bereichen verstecken sich oft erhebliche ungenutzte Potentiale und Ressourcen, die erkannt und genutzt werden sollten.

Unsere qualifizierten Analysemethoden geben Ihnen einen Überblick der wirtschaftlichen Situation in diesen Nebenbereichen, identifizieren und erkennen ungenutzte Potentiale und Ressourcen.

Mit Ihnen gemeinsam entwickeln wir transparente und praxisnahe Optimierungs-  und Umsetzungsmaßnahmen und schaffen somit einen nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg und tragen zur Zukunftssicherung Ihrer Einrichtung bei und stärken Ihre Marktposition.

Sollten Sie spezielle Anfragen haben, so kontaktieren Sie uns bitte.

Gern nehmen wir uns Zeit mit Ihnen, Ihr Anliegen durchzusprechen.

Pflegestärkungsgesetz

Verpflegungs-Coach Programm gestartet

Pünktlich zum Frühling startet die Care Impuls GmbH ihr neues Verpflegungs-Coach-Progamm. Ziel ist es, Einrichtungen mit Küchen in Eigenregie oder Einrichtungen, die die Küchen wieder in Eigenregie nehmen möchten, fachlich fundierte Unterstützung anzubieten. Im Rahmen des Verpflegungs-Coaching-Programms werden nach einer detaillierten Analyse der Abläufe und Gegebenheiten, die Mitarbeiter befähigt, definierte Ziele in Punkto Qualität, Wirtschaftlichkeit und Hygiene (HACCP) zu erreichen. Dazu besucht der Verpflegungs-Coach die Einrichtungen regelmäßig und arbeitet entsprechend mit den Mitarbeitern.

Die Einrichtungen erhalten regelmäßig ein aussagekräftiges Monitoring.

Mit dem Verpflegungs-Coach die Qualität sichern

Neben einer ausgewogenen Versorgung der Bewohner, einer Optimierung der Abläufe und regelmäßige Betrachtung der Kosten bietet der Verpflegungs-Manager der Care Impuls GmbH regelmäßige Informationen für die Geschäftsleitung. Durch ein regelmäßiges Monitoring des Verpflegungsbereiches kann die Einhaltung der lebensmittelrechtlichen Vorgaben laufend überprüft werden – zur Sicherheit für die Bewohner und den Lebensmittelunternehmer.

Der Verpflegungs-Coach betrachtet alle Bereiche

Im Rahmen der Begleitung werden sämtliche Abläufe – von der Speisenplanung bis zum Speisentransport und die Ausgabe an den Bewohner / Patienten betrachtet. Es werden aussagekräftige Kennzahlen über den Personalbesatz, die Waren- und Sachkosten und die Produktivität gebildet.

Verpflegungs Coach
Verpflegungs-Coach

Schnittstellen optimal managen

Im Rahmen der regelmäßigen Begleitung und Zusammenarbeit zwischen Care Impuls und der Einrichtung werden die Schnittstellen zwischen Pflege, Hauswirtschaft, Küche und Speisenverteilung erhoben und optimiert. Somit entfallen gegebenenfalls Doppelarbeiten und sind die Verantwortlichkeiten klar definiert.

Küche in Eigenregie

Wir unterstützen Sie, die Küche in Eigenregie zu betreiben. Sie bestimmen den Speiseplan anhand der Bedürfnisse und Wünsche Ihrer Bewohner. Sie definieren Ihren Qualitätsanspruch. Wir unterstützen Sie, diese Vorgaben unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten umzusetzen und stellen mit Ihren Mitarbeitern die Abläufe und die gesetzlichen Vorgaben an die Lebensmittelsicherheit sicher.

Sehr gerne entwickeln wir mit Ihnen Verpflegungskonzepte speziell für Ihre Bedürfnisse. Ob Wohngruppenkonzepte oder der Betrieb einer Cafeteria, ob externe Versorgung von Kitas oder Schulverpflegung – wir organisieren Ihre Küche als Profitcenter.

Erfahren Sie hier mehr über das Verpflegungs-Coach Programm der care impuls GmbH.